Schimbarea sediului unei societăți comerciale din România – sfaturile avocatului

Sediul social al unei societăți reprezintă un factor de identificare important din punct de vedere procedural, deoarece servește drept adresă oficială a societății și este utilizat pentru corespondența oficială, comunicările administrative, fiscale și juridice. În acest sens, actualizarea corectă a sediului social în documentele legale este esențială pentru a asigura recepționarea corectă a corespondenței și a notificărilor oficiale.

Pentru schimbarea sediului social al unei societăți în România trebuie îndeplinite o serie de formalități, printre care amintim:

• elaborarea unei hotărâri sau decizii privind schimbarea sediului social în România,
• modificarea actului constitutiv conform noilor dispoziții cu privire la sediul social,
• actualizarea datelor existente la Registrul Comerțului prin depunerea unui dosar cu documentele necesare.

Schimbarea sediului social al unei societăți în România poate fi realizată fie în același județ, fie dintr-un județ în altul și necesită completarea unei documentații specifice, înregistrarea unor formulare și respectarea anumitor proceduri la Registrul Comerțului.

Din punct de vedere al documentației, se va ține cont în primul rând de încheierea unui contract prin care se atestă dreptul de folosință a spațiului unde societatea urmează să stabilească sediul social. Pentru a face dovada dobândirii acestui drept trebuie prezentat, după caz, contractul de vânzare, contractul de închiriere, contractul de comodat sau orice alt document care confirmă dreptul de a stabili sediul social al unei societăți în România în acel spațiu.

În acest sens, conform prevederilor din Legea 51/1995 referitoare la organizarea și exercitarea profesiei de avocat,  este permisă stabilirea temporară a sediului unor societăți comerciale la sediul profesional al avocatului. Acest lucru presupune utilizarea sediului profesional al avocatului pentru scopul limitat al constituirii legale și autorizării funcționării societății comerciale sau, după caz, pentru mutarea sediului ori pentru stabilirea unui sediu secundar al societății în cauză, pe o perioada ce nu poate depăși un an.

Sediu temporar, la societatea de avocatură

O societate românească de avocatură poate oferi asistență în această privință pentru societățile care doresc o soluție temporară pentru sediul lor social, prin încheierea unui contract de asistență juridică având că obiect schimbarea sediului social al unei societăți în România la sediul profesional al avocatului. Stabilirea sediului social la sediul profesional al avocatului oferă avantaje precum primirea corespondenței și notificarea corespunzătoare, absența obligației de a depune declarații suplimentare legate de impozitele pe clădiri și este o soluție utilă în cazul în care nu deții o proprietate personală.

În continuare, pentru admiterea dosarului la Registrul Comerțului este esențială depunerea unei hotărâri sau decizii privind schimbarea sediului social în România. Denumirea documentului necesar completării dosarului variază în funcție de forma juridică și structura societății. Pentru societățile cu răspundere limitată, se va depune fie hotărârea adunării generale a asociaților, fie decizia asociatului unic, iar în cazul societăților pe acțiuni, este necesar să fie depusă hotărârea adunării generale a acționarilor, decizia consiliului de administrație sau decizia directoratului, în funcție de situație. Un avocat specializat în drept comercial și drept societar în România va poate oferi asistență juridică pentru redactarea documentelor și asigurarea conformității cu toate cerințele legale în vederea admiterii dosarului privind schimbarea sediului social al unei societăți în România.

Riscurile neprelungirii sediului social

Important de reținut este faptul că neprelungirea sau neschimbarea sediului social poate conduce la intrarea firmei în inactivitate fiscală. Această declarație de inactivitate, emisă de ANAF, implică înregistrarea unor fapte în cazierul fiscal al asociaților, acționarilor și persoanelor împuternicite. Consecința acestor înregistrări este incapacitatea acestora de a înființa o altă societate comercială sau de a fi desemnați în funcții de conducere în alte societăți comerciale, până când aceste înregistrări nu sunt radiate din cazierul fiscal, motiv pentru care apelarea la serviciile unui avocat specializat în drept comercial și drept societar în România este esențială pentru schimbarea sediului social al unei societăți în România la timp și conform reglementărilor în vigoare.

În final, actualizarea și schimbarea sediului social în România implică formalități esențiale, precum încheierea valabilă a unui contract în urmă căruia se poate face dovadă stabilirii sediului social, aprobarea deciziei de schimbare a sediului de către organele de conducere a societății, modificarea actului constitutiv și înregistrarea declarațiilor specifice la Registrul Comerțului.

Pentru a facilita acest proces și a asigura conformitatea cu cerințele legale, consultarea unui avocat specializat în drept comercial și drept societar în România este absolut necesară nu doar pentru a asigura disponibilitatea pentru noul sediu social, ci și pentru a evita consecințele nefavorabile ce pot apărea în cazul nerespectării procedurilor legale în timp util pentru societăți.