Proiect de ordin: Documentele emise de universități vor putea fi administrate în format digital

Documentele emise de universități vor putea fi administrate în format digital, arată proiectul unui ordin de ministru pentru aprobarea noului Regulament-cadru privind actele și documentele emise de universități, lansat joi în consultare publică. Mai mult, instituțiile vor putea emite traduceri oficiale ale documentelor, gratuit sau contra cost și vor avea obligația să păstreze permanent în arhivă actele de studii neridicate de absolvenți. Proiectul reglementează și codul QR unic ce va verifica autenticitatea diplomelor, potrivit Edupedu.

Proiect pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind reglementează gestionarea formularelor actelor de studii, a actelor de studii și a documentelor universitare de către instituțiile de învățământ superior acreditate, respectiv a documentelor de către instituțiile de învățământ superior autorizate provizoriu.

• Actele de studii sunt de tip diplomă, certificat și atestat și se eliberează în original sau duplicat, se arată în proiect.
• Gestionarea implică primirea, completarea, anularea, eliberarea, transferul, arhivarea, casarea actelor și documentelor.
• Potrivit proiectului, documentele universitare pot fi gestionate și în format digital.

Diplomele emise pentru studenții înmatriculați începând cu anul universitar 2024-2025 vor conține un cod QR unic pentru verificarea autenticității:

„Actele de studii care se eliberează absolvenților învățământului superior înmatriculați în anul I de studii începând cu anul universitar 2024-2025 conțin ca element distinctiv un cod QR care va permite identificarea și va confirma autenticitatea actului de studii”,

este precizat în document.

• Codul QR se aplică sub seria și numărul actului de studii și conține un identificator unic, în a cărui componență se vor regăsi elemente de identificare specifice, stabilite de fiecare instituție. Aplicarea lui va respecta prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor).

Același proiect prevede că datele de pe următoarele documente universitare și înscrisuri se întocmesc numai în limba română: registrul matricol, cataloagele pentru examene, restanțe și diferențe, fișa specializării, fișa disciplinei, planul de învățământ, programele analitice ale disciplinelor din planul de învățământ, registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii, carnetul de student, legitimația de student pentru reducere / gratuitate la transport.

Universitățile pot emite traduceri oficiale ale documentelor

Documentul mai precizează că instituțiile pot emite, gratuit sau contra cost, traduceri oficiale ale documentelor universitare:

„Instituțiile pot efectua și emite, la cerere, gratuit sau contra cost, traduceri oficiale ale documentelor și ale altor înscrisuri universitare proprii, cu respectarea prevederilor legale. (…) Formularele actelor de studii sunt tipărite, în condițiile legii, de către Compania Națională ‘Imprimeria Națională’ – S.A., care poartă întreaga răspundere pentru comenzile primite de la instituții în urma avizării acestora de către minister și pentru asigurarea securității tipăririi și păstrării formularelor până la ridicarea acestora”,

se mai arată în documentul pus în consultare.

Termene pentru eliberarea actelor de studii

Conform documentului, activitatea de completare a formularelor actelor de studii se efectuează în termen de maximum 12 luni de la promovarea examenelor de finalizare a studiilor.

Prin excepție, în termen de 30 de zile calendaristice de la primirea avizului conform emis de CNATDCU, instituția emite decizia de acordare a diplomei de doctor, semnată de rector, întocmește și eliberează diploma de doctor.

Anularea diplomelor obținute fraudulos

Instituțiile vor anula diplomele obținute prin mijloace frauduloase și trebuie să facă publică anularea în Monitorul Oficial.

„Instituțiile întreprind demersurile necesare pentru anularea actelor de studii/duplicatelor și/sau documentelor universitare eliberate referitoare la studii care nu au fost efectuate de către titular, obținute prin mijloace frauduloase, prin încălcarea Codului de etică și deontologie universitară sau a altor prevederi legale”,

este precizat în document.

Actele de studii neridicate de absolvenți, păstrate permanent

Actele de studii neridicate trebuie păstrate permanent în arhiva instituției:

„Actele de studii întocmite și neridicate de titulari/împuterniciți se păstrează în arhiva instituției, cu termen permanent”,

precizează documentul.

Documentele universitare sunt:

• suplimentul la diplomă
• suplimentul descriptiv sau suplimentul Europass la diplomă, după caz
• foaia matricolă sau anexa cu note
• registrul matricol
• registrul unic de evidență a formularelor și de eliberare a actelor de studii
• cataloage pentru examene, restanțe și diferențe
• planul de învățământ
• programele analitice ale disciplinelor din planul de învățământ
• fișa disciplinei
• situația școlară
• adeverința privind școlarizarea/absolvirea fără examen de finalizare a studiilor
• adeverința de autenticitate
• adeverința privind finalizarea studiilor
• adeverința care atestă calitatea de student